Politique de protection des renseignements personnels – Corporation du Cimetière de Saint-Eustache
La présente Politique de protection des renseignements personnels établit les pratiques de la Corporation du cimetière de Saint-Eustache (ci-après appelée : la Corporation).
Cette Politique vise à vous informer sur la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels à titre d’administrateur et/ou d’employés, à établir de bonnes pratiques en la matière, ainsi qu’à recueillir les consentements nécessaires aux fins du bon fonctionnement de la Corporation.
Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Le conseil d’administration veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé en désignant une personne Responsable.
Le conseil d’administration désigne cette personne parmi ses membres ou un de ses employés.
2. Source de collecte des renseignements personnels
Création du fichier
La Corporation peut recueillir des informations personnelles sur tout administrateur, employés, personnes inhumées et/ou les concessionnaires.
La Corporation confie au conseil d’administration et/ou à un de ses employés, la collecte, la gestion et la mise à jour des coordonnées de ce fichier dans le cadre de ses activités.
La banque de données est complétée des informations qui y sont reliées.
Autres sources de collecte des renseignements personnels
La Corporation recueille des renseignements personnels concernant les personnes inhumées et le concessionnaire lorsqu’ils communiquent avec lui de diverses façons, notamment :
- lors de toute communication écrite, téléphonique ou électronique ;
- lors de la tenue des assemblées ;
- à tout autre moment aux fins de la réalisation de la mission de la Corporation aux termes de la Loi.
La Corporation recueille également des renseignements personnels concernant les différentes personnes précédemment identifiées lorsque, notamment, elles sont captées par une des caméras de surveillance se trouvant sur la propriété de la Corporation.
La Corporation recueille également des renseignements d’autres partenaires avec lequel elle doit transiger, notamment les fournisseurs de service.
3. Nature des renseignements personnels colligés
La Corporation recueille dans le cadre de ses activités, les renseignements personnels suivants :
Les coordonnées de base sont :
- le nom ;
- la date de naissance ;
- les numéros de téléphone ;
- les pièces d’identité
- les adresses courriel ;
- les contacts en cas d’urgence ;
- les coordonnées bancaires ;
- le numéro d’assurance sociale
- tous autres renseignements pouvant s’avérer utiles aux fins de la réalisation de la mission de la Corporation, aux termes de la Loi.
Ainsi que :
- la présence aux assemblées, les enregistrements vidéo, ainsi que le registre des votes et des procurations ;
- Tous autres renseignements pouvant s’avérer utiles aux fins de la réalisation de la mission de la Corporation, aux termes de la Loi.
4. Utilisation des renseignements personnels par la Corporation
De façon générale, le conseil d’administration utilise les renseignements personnels pour :
- L’administration selon les lois et règlements gouvernementaux et de la Corporation ;
- Répondre à une demande d’information.
5. Communication des renseignements personnels
La Corporation pourra communiquer les renseignements personnels à tous autres tiers, notamment à toute plateforme électronique de gestion, à tous prestataires et professionnels, dans la mesure où le partage de ces renseignements s’avère utile aux fins de la réalisation de la mission de la Corporation aux termes de la Loi.
Au moment de partager des renseignements, la Corporation s’informe auprès des tiers quant à la nature des renseignements recueillis et vérifie que ces renseignements ne soient pas transmis à d’autres tiers et/ou partenaires commerciaux.
6. Aucune autre communication des renseignements à des fins de prospection commerciale
Sauf pour les fins de communication précitées, la Corporation a comme politique de ne pas divulguer ni vendre à des tiers, aucun renseignement personnel sur les administrateurs pour des fins de prospection commerciale ou philanthropique.
7. Communication nécessaire pour se conformer à la loi
La Corporation se réserve le droit de divulguer certains renseignements personnels concernant les administrateurs s’il estime que cela est nécessaire compte tenu de ses obligations aux termes la Loi. Ainsi, la Corporation peut partager des informations dans le cadre de procédures, pour répondre à une ordonnance de la Cour ou à l’envoi d’un subpoena. La Corporation peut également communiquer des renseignements personnels si une agence gouvernementale ou un organisme d’enquête publique l’exige.
8. Accès limité aux renseignements personnels
À l’interne, la Corporation ne permet qu’un accès limité aux renseignements personnels. Les administrateurs dont le mandat est échu doivent purger leurs systèmes de tous renseignements personnels obtenus dans le cadre de leur mandat, après s’être assurés d’avoir transféré l’ensemble des informations, dossiers et/ou renseignements auprès de la nouvelle administration.
9. Stockage et sécurité
Tous les renseignements personnels fournis à la Corporation sont conservés sur des serveurs sécurisés, à accès restreint du conseil d’administration et/ou des employés de la Corporation.
La Corporation utilise les moyens techniques raisonnables pour assurer un environnement sécuritaire et protéger les renseignements personnels., tels que : barrières coupe-feu, usage d’antivirus, gestion des accès, détection des intrusions et copie de sauvegarde régulière. Cependant, étant donné la nature même du réseau public qu’est l’Internet, les administrateurs et employés reconnaissent et acceptent que la sécurité des transmissions via Internet ne puisse être garantie. En conséquence, la Corporation ne peut garantir ni n’assume aucune responsabilité pour toute violation de confidentialité, piratage, virus, perte ou altération des données transmises par Internet.
10. Conservation
La Corporation utilise et conserve les renseignements personnels pour la durée nécessaire à l’objet de la collecte des renseignements.
Toutefois, la Corporation se réserve le droit de détenir, pour une durée raisonnable, certains renseignements personnels pour être en règle avec la Loi, prévenir la fraude, collecter des frais dus, résoudre une réclamation ou certains autres problèmes s’y rattachant, coopérer à une enquête et pour tout autre acte permis par la loi.
À l’expiration de ce délai, les renseignements personnels seront délestés des serveurs de la Corporation.
11. Incidents de confidentialité
Un incident de confidentialité correspond à un accès non autorisé par la Loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.
Le responsable de la protection des renseignements personnels, s’il a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’il détient, doit prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
Le responsable de la protection des renseignements personnels procède à l’évaluation du préjudice selon la Procédure prévue à suivre en cas d’incident de confidentialité.
Le responsable de la protection des renseignements personnels tient un Registre des incidents de confidentialité et, sur demande de la Commission d’accès à l’information, en transmet une copie.
Les renseignements contenus au registre des incidents de confidentialité doivent être tenus à jour et conservés pendant une période minimale de cinq ans après la date ou la période au cours de laquelle le responsable a pris connaissance de l’incident.
12. Lois applicables et juridiction
La présente Politique de protection des renseignements personnels est régie par les lois de la province de Québec et les lois du Canada qui s’y appliquent.
13. Vous pouvez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Corporation du cimetière de Saint-Eustache
Courriel :cimetiere.steustache@gmail.com
Téléphone : 450 473-7859
Politique adoptée par le conseil d’administration de la Corporation du cimetière de Saint-Eustache.